Horaire collaboratif AgiliT
Il y a deux ans, le personnel clinique CIUSSS de l’Estrie-CHU de Sherbrooke (CIUSSSE) passait jusqu’à 80 % de son temps à gérer les horaires plutôt que de donner des soins. Avec AgiliT, les employés se retrouvent maintenant au cœur du processus de confection des horaires.
En dépit de la complexité du projet associée notamment à sa transversalité, aux particularités de chaque secteur, de la nature continue des soins et services (24/7), au manque de modernité des outils informatiques, aux contraintes des conventions collectives, aux opinions divergentes des partenaires syndicaux et aux limites budgétaires, le CIUSSSE souhaitait implanter rapidement et largement la nouvelle solution, alors qu’habituellement on procède par petits groupes.
Le processus initial ne permettait pas de faire des demandes concernant l’horaire de la maison, ce qui est maintenant possible. Et plutôt que de recevoir une réponse à la sortie de l’horaire seulement, sans possibilité d’offrir des alternatives et sans explication, les employés peuvent donner leurs disponibilités directement en fonction des besoins de l’unité, de l’horaire des collègues et de leurs propres besoins.
Pour l’été 2023, 5224 employés cliniques de plus de 100 centres d’activités confectionnent leur propre horaire de travail. Avec AgiliT, plus de 130 000 heures de volontariat additionnel par année sont offertes par les employés. Le taux de temps supplémentaire obligatoire est 20 % plus bas qu’ailleurs au Québec et on observe une réduction des absences de dernière minute de 17 %. Ce qui différencie réellement le projet du CIUSSSE en matière d’autogestion des horaires est la capacité d’ajustement du projet. De nombreux moyens ont été prévus pour s’assurer d’obtenir une vision 360 des obstacles et une rapidité de réaction. Plusieurs moyens ont été mis en place pour sonder le personnel et des rencontres avec un groupe de référence constitué d’employés des différents secteurs pilotes ainsi que des représentants des parties syndicales sont prévues pour et permettre d’apporter les modifications requises.
Partenaire du prix : Services Québec