Rendre les silos perméables : implantation réussie d’une démarche institutionnelle de projets

Au quotidien, une multitude d’activités, de projets et d’actions sont mis en œuvre dans toute organisation. Souvent, des projets émergent sans que les unités concernées ou éventuellement appelées à y participer soient informées en amont, sans compter que la capacité de l’organisation n’est pas toujours prise en compte.  Comment répertorier et recenser toutes ces initiatives, suivre leur évolution, s’assurer que les bonnes personnes interviennent au bon moment, voir à la complémentarité et aux points de jonction et évaluer les étapes de mise en œuvre dans une optique d’amélioration continue ?

C’est sur la base de ces interrogations et d’une volonté de mieux encadrer et mieux soutenir la vision stratégique de l’Université du Québec à Trois-Rivières qu’est née la démarche de gestion institutionnelle de projet (GIP). Son pari : si les projets sont bien priorisés et coordonnés, si l’on parvient à optimiser l’utilisation des ressources requises au bon moment, cette prise en charge aura pour conséquence d’aménager de l’espace pour favoriser l’émergence d’opportunités imprévues et bénéfiques.

Après une phase pilote pour évaluer la démarche, la GIP a officiellement été implantée lors de l’année financière 2021-2022. Elle a permis de déployer des outils et un processus centralisé et transversal de prise en charge des projets institutionnels permettant d’identifier et d’intégrer efficacement les secteurs mis à profit, de mieux planifier les investissements et d’impliquer les bonnes personnes au bon moment afin de bien répartir la charge des efforts requis et assurer la complétion des différents projets dans les temps et dans les budgets. À ce jour, plus de 1 000 initiatives issues d’une vingtaine de projets ont été intégrés à la GIP, comme la planification stratégique, la gestion des espaces, l’acquisition d’équipements, les demandes de subvention de recherche, la gestion des programmes d’études et des projets du service de la formation continue.

Partenaire du prix : Ministère de l’Éducation