Chaque jury est composé de trois personnes issues de différentes administrations publiques au Québec, sauf pour les prix Hommage et Relève d’excellence qui eux sont composés de respectivement de six et cinq membres provenant de chacun des secteurs de l’administration publique visés par les activités de l’IAPQ.
La direction générale de l’IAPQ est seule responsable de la composition des jurys. Deux critères prioritaires gouvernent la direction générale de l’IAPQ au moment de composer ceux-ci.
- Indépendance : Par rapport aux projets soumis, au conseil d’administration et aux partenaires des Prix.
- Les jurys sont constitués de façon à éviter les conflits d’intérêts; sauf en de rares exceptions [1], une personne ne peut être membre du jury d’une catégorie où un dossier de son organisation est présenté.
- Aucun des membres des jurys n’est désigné par les partenaires des Prix, le conseil d’administration de l’IAPQ ou toute autre entité.
- De plus, afin d’éviter toute interférence potentielle dans leur travail, les noms des jurés ne sont pas dévoilés publiquement tout au long du processus d’évaluation des candidatures.
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- [1] Si une organisation dépose une candidature à un prix pour lequel l’un des membres du jury provient de cette organisation et qu’il est impossible de trouver un remplaçant pour permettre une analyse dans les délais prescrits, le juré peut demeurer sur le jury, mais ne pourra en aucun cas le présider et devra se retirer de toute analyse ou discussion concernant le projet porté par son organisation d’origine.
- Compétence : Expertise pour évaluer les candidatures en fonction des critères.
- Les personnes choisies sont des gestionnaires, des dirigeants ou des représentants du milieu de la recherche, dans la majorité des cas, reconnues pour leur expertise et qui ont une feuille de route leur permettant d’évaluer les candidatures en tenant compte de l’ensemble des critères propres à chaque prix.
Chaque juré s’engage à garder confidentielle l’information portée à sa connaissance lors de l’évaluation des candidatures et des délibérations des jurys, et ce, même après que les finalistes et lauréats ont été dévoilés.
Autres critères de composition que la direction générale prend en compte dans la mesure du possible :
- Diversité : Différents parcours pour favoriser différents points de vue.
- Cette diversité peut être conçue de différentes manières, incluant la prise en compte du parcours professionnel, de la connaissance théorique ou pratique du domaine visé, du sexe, de l’âge, etc. En choisissant des jurés d’horizons variés, une plus grande diversité de points de vue peut ainsi être favorisée.
- Renouvellement : Équilibre entre les jurés d’expérience et les nouveaux jurés.
- Une personne peut faire partie d’un même jury pendant plusieurs années. Toutefois, une certaine rotation visant à assurer un équilibre entre les jurés d’expérience et les nouveaux membres est visée.
Le formulaire de mise en candidature, le formulaire de consentement ainsi que le gabarit de présentation de la candidature, sont disponibles sous chaque catégorie de prix lors de la période de l’appel de candidatures.
Toutes les administrations publiques, que ce soit la fonction publique québécoise, municipale ou fédérale au Québec, le secteur de la santé et des services sociaux, les réseaux de l’éducation et de l’enseignement supérieur, peuvent présenter des candidatures aux prix suivants :
- Collaboration scientifique
- Gestion des ressources humaines
- Hommage
- Initiatives numériques
- Lutte contre les changements climatiques
- Rayonnement international
- Relève d’excellence
- Simplification des démarches administratives
Les prix Éducation, Fonction publique, Monde municipal et Santé et services sociaux sont quant à eux réservés à leurs secteurs respectifs.
Quant au prix Travail étudiant, il est ouvert à toute personne étudiant au 2e ou au 3e cycle au sein d’une université québécoise, qu’elle soit à l’emploi, ou non, d’une administration publique.
Toute personne ayant contribué au projet peut être incluse dans la liste des membres de l’équipe, quelle que soit son affiliation (organisme public, privé, OBNL, etc.). Cependant, la candidature doit être portée par un représentant d’une organisation publique (ministère, organisme, municipalité, etc.) et il est obligatoire, lors du dépôt de la candidature, de présenter clairement l’équipe de recherche (université, chaire, organisme public ou privé, etc.).
Un projet ne peut faire l’objet que d’une seule candidature. Il n’est donc pas possible de le présenter en même temps à deux prix Réalisation.
Les organismes à but non lucratif (OBNL) ne font pas partie de l’administration publique et ne sont donc pas admissibles. Seuls les organismes publics sont admissibles. Toutefois, un OBNL peut être partenaire du projet présenté.
Un organisme public est :
- une personne morale ou un organisme qui, sans être un organisme gouvernemental, un organisme municipal ou un organisme scolaire, possède l’une ou l’autre des caractéristiques mentionnées aux sous-paragraphes suivants:
- il comprend une majorité de membres provenant du secteur public québécois, c’est-à-dire nommés par le gouvernement, un ministre, un organisme gouvernemental, un organisme municipal, un organisme scolaire ou un autre organisme public;
- son personnel est nommé suivant la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1);
- son financement provient, pour plus de la moitié, de fonds publics québécois, c’est-à-dire du fonds consolidé du revenu, d’un organisme gouvernemental, d’un organisme municipal, d’un organisme scolaire ou d’un autre organisme public;
- un regroupement d’organismes publics.
Un organisme municipal est :
- une municipalité;
- une municipalité régionale de comté;
- une communauté métropolitaine;
- un regroupement d’organismes municipaux;
- un corps policier;
- un organisme public de transport en commun;
- une personne morale ou un organisme qui possède l’une ou l’autre des caractéristiques mentionnées aux sous-paragraphes suivants:
- il comprend une majorité de membres nommés par un ou plusieurs organismes municipaux;
- son financement provient, pour plus de la moitié, d’un ou de plusieurs organismes municipaux;
Un organisme scolaire est :
- un centre de services scolaire ou une commission scolaire;
- le Comité de gestion de la taxe scolaire de l’île de Montréal;
- une personne morale ou un organisme qui possède l’une ou l’autre des caractéristiques mentionnées aux sous-paragraphes suivants:
- il comprend une majorité de membres nommés par un ou plusieurs organismes scolaires;
- son financement provient, pour plus de la moitié, d’un ou de plusieurs organismes scolaires;
- un regroupement d’organismes scolaires.
Les candidatures sont évaluées par un jury composé de personnes reconnues dans leur milieu pour leur expertise et leur impartialité.
Toutes les candidatures reçues sont d’abord validées notamment en vérifiant les documents joints au formulaire, les signatures et la date de fin de réalisation du projet. Ensuite, les dossiers de candidatures sont transmis aux divers jurys pour une première analyse sur dossier en mai. Pour les prix Réalisation, les jurys rencontreront les équipes dont les candidatures auront été retenues à titre de demi-finalistes en juin et choisiront un maximum de trois finalistes pour chacune des catégories. C’est en septembre que les noms des finalistes seront dévoilés alors que les lauréats seront connus lors de la cérémonie de remise des prix qui a lieu à la fin novembre.
Trois personnes au maximum peuvent faire partie du groupe de présentation du projet devant le jury. Il est préférable qu’un représentant de chaque partenaire du projet fasse partie de ce groupe, dans la mesure du possible, et que ces personnes connaissent suffisamment le projet pour répondre aux questions des jurés. La qualité de la présentation, autant verbale que celle des documents présentés en appui, s’il y a lieu (mais non obligatoire), peut influencer la notation finale. Il n’y a pas d’entrevues devant jurys pour les prix individuels.
Les jurys rencontrent tous les demi-finalistes d’une même catégorie le même jour. La date et l’heure de la convocation virtuelle ne peut être modifiée.
Une candidature est admissible si l’ensemble de la réalisation est complétée et que vous êtes en mesure de présenter les résultats du projet. Il est possible toutefois de présenter une phase significative d’une réalisation étalée en plusieurs phases sur plusieurs années. Pour être admissible, le projet doit avoir été terminé entre le 1er avril 2022 et le 31 mars 2024.
Seules les organisations publiques sont admissibles. Les partenaires privés peuvent être en soutien à un organisme public qui transmet une candidature. Par ailleurs, une candidature transmise par un organisme public qui n’a qu’un rôle marginal dans la réalisation pourrait être refusée par le jury.
Toute haute dirigeante ou tout haut dirigeant d’un ministère ou d’un organisme public (municipalité, établissement de santé et de services sociaux, établissement scolaire, collège, université, etc.) peut appuyer une candidature. Il s’agit, par exemple, de toute personne à la tête d’une direction générale d’un centre de services scolaire, d’un sous-ministériat ou sous-ministériat adjoint, d’une vice-présidence, d’une direction générale d’un établissement du réseau de la santé et des services sociaux ou de la présidence et direction générale d’un organisme ou d’une de ces vice-présidences. Cette lettre ne peut pas être signée par une personne élue (maire, ministre ou autre). Dans le milieu universitaire, peuvent signer la lettre d’appui : une rectrice ou un recteur, une vice-rectrice ou un vice-recteur ainsi qu’une doyenne ou un doyen.
Pour le prix Travail étudiant, la lettre d’appui doit venir du professeur(e) responsable du cours.
Nonobstant ce qui précède, pour le prix Hommage, l’une des deux lettres d’appui peut être signée par un élu, en autant que la personne signataire de la première lettre d’appui respecte bien les critères énoncés ci-haut.
Pour déposer une candidature, une lettre d’appui doit accompagner le formulaire d’inscription (deux lettres dans le cas du prix Collaboration scientifique, du prix Hommage et du prix Relève d’excellence). Cette lettre, signée habituellement par la plus haute autorité administrative de l’organisation du projet soumis, devrait présenter un ou des exemples précis et concrets visant à démontrer comment la candidature respecte un ou plusieurs des critères d’évaluation dans sa catégorie de prix. Le fait de recourir à une lettre d’appui pour répondre explicitement à un critère d’évaluation précis pourrait augmenter le résultat associé à ce critère. Les lettres d’appui doivent être d’une longueur raisonnable et compléter le document de présentation et non le répéter.
Dans le cas du prix Travail étudiant, la lettre doit être signée par le professeur responsable du cours ou du séminaire.